Contrato de proteção de dados

Os dados dos seus pacientes são delicados, e cuidar bem deles é trabalho de nós dois. Você decide o que registrar e por quanto tempo guardar. Nós protegemos: damos segurança, usamos os dados só para o sistema funcionar, avisamos rápido se algo acontecer e damos as ferramentas para você cumprir a lei sem esforço. As páginas abaixo são o texto completo, no formato que a lei de proteção de dados pede (artigo 28 do RGPD).

Responsável pelo tratamento (“você”): a profissional que cria a conta no Consultório em Dia. É você quem decide que dados dos seus pacientes registrar e para quê.

Subcontratante (“nós”): o titular do serviço Consultório em Dia, que fornece o sistema e trata os dados em seu nome, apenas para ele funcionar. Contato: gabrielsvarela1@gmail.com.

Este contrato aplica-se ao Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e à Lei n.º 58/2019, em Portugal, e à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), no Brasil. Aceitá-lo faz parte de usar o sistema: o aceite fica registrado com a data e a versão.

“Responsável” e “subcontratante” são os nomes que a lei usa. Não significam que um se livra da responsabilidade: cada um responde pelo que lhe cabe. Nós respondemos pela segurança do sistema, por tratar os dados só como você instruir e por avisar rápido em caso de incidente; você responde pelo que registra e por informar os seus pacientes.

Nós fornecemos o sistema de gestão de consultório descrito nos Termos de uso. O contrato vale enquanto a sua conta existir e termina com o encerramento dela (ver cláusula 11).

• Titulares: os seus pacientes, os responsáveis deles (quando são menores), pessoas interessadas que você registra como leads e você mesma.
• Dados: identificação e contato, data de nascimento, consultas, anotações de atendimento (dados de saúde, categoria especial com proteção reforçada), pagamentos e faturas anexadas.
• Natureza do tratamento: guardar, organizar, mostrar, enviar e-mails e mensagens que você configurar, copiar para cópia de segurança e apagar.

• Tratamos os dados somente segundo as suas instruções, que são as ações que você faz no sistema e as escolhas que configura, e para prestar o serviço. Não usamos os dados para outra finalidade, não os vendemos nem treinamos modelos de inteligência artificial com eles.
• Se uma instrução sua nos parecer contrária à lei, avisamos.
• Quem na nossa equipe pudesse chegar aos dados está obrigado a sigilo. Hoje o painel de administração não mostra pacientes, anotações nem valores; só quantidades e datas de uso. O acesso direto ao banco de dados só acontece para manutenção, segurança ou a seu pedido (por exemplo, para resolver um problema que você relatou).

Adotamos medidas adequadas ao risco, entre elas:

• ligação criptografada entre o seu aparelho e o sistema;
• separação por conta no próprio banco de dados (cada profissional só alcança os dados que são seus), testada automaticamente;
• dados criptografados no armazenamento do fornecedor do banco;
• senhas guardadas apenas em forma embaralhada;
• sessão encerrada depois de um tempo sem uso;
• registro de quem abriu, criou, alterou, apagou ou exportou dados sensíveis, que você pode consultar em Minha conta → Privacidade;
• cópia de segurança diária, cifrada, guardada por 30 dias;
• chaves e senhas do sistema fora do código e fora do alcance das contas.

Você nos autoriza, de forma geral, a usar as empresas da lista abaixo. Elas só tratam dados para prestar o serviço e estão sujeitas a obrigações de proteção equivalentes às deste contrato. Se acrescentarmos ou trocarmos uma empresa, a lista é atualizada aqui e as contas voltam a aceitar o contrato; se você não concordar, pode exportar os seus dados e encerrar a conta.

• Supabase

  Para quê:

  Banco de dados, login e arquivos anexados (faturas)

  Que dados:

  Tudo o que a profissional registra: conta, pacientes, consultas, anotações, cobranças e anexos

  Onde:

  União Europeia (Irlanda, servidores da Amazon Web Services)

  Garantia:

  Contrato de tratamento de dados do Supabase, com cláusulas contratuais-tipo da UE para os subcontratantes dele fora da UE

• Cloudflare

  Para quê:

  Hospedagem do site: recebe os pedidos e executa o sistema

  Que dados:

  Passam em trânsito, cifrados, enquanto a pessoa usa o sistema; o conteúdo não é guardado pela Cloudflare (ficam só registros técnicos de funcionamento)

  Onde:

  Rede mundial (o pedido é tratado no servidor mais próximo de quem acessa)

  Garantia:

  Certificada no EU-US Data Privacy Framework e com cláusulas contratuais-tipo no contrato de tratamento de dados

• Stripe

  Para quê:

  Pagamento da assinatura do sistema

  Que dados:

  Dados de faturamento e cartão da profissional (nunca dados de pacientes)

  Onde:

  União Europeia e Estados Unidos

  Garantia:

  Certificada no EU-US Data Privacy Framework e com cláusulas contratuais-tipo no contrato de tratamento de dados

• Googlesó se você usar

  Para quê:

  Agenda (Google Calendar) e envio de e-mails (Gmail), na conta Google da própria profissional

  Que dados:

  Nome do paciente e horário nos eventos da agenda; texto e destinatário dos e-mails de lembrete e de cobrança

  Onde:

  Mundial, conforme os termos da conta Google da profissional

  Garantia:

  A conta Google é da profissional, sob os termos dela com o Google; o sistema só usa as permissões que ela autoriza

• Groqsó se você usar

  Para quê:

  Leitura por inteligência artificial na importação de pacientes

  Que dados:

  Só o texto, a planilha ou a foto que a profissional enviar para importar, e só nesse momento

  Onde:

  Estados Unidos

  Garantia:

  Contrato de tratamento de dados do Groq, com cláusulas contratuais-tipo da UE; o sistema só usa a leitura por IA com a retenção zero ligada na conta do Groq

• GitHub

  Para quê:

  Guarda a cópia de segurança diária do banco

  Que dados:

  A cópia é cifrada antes de ser enviada: o GitHub só guarda um arquivo ilegível, sem a chave

  Onde:

  Estados Unidos

  Garantia:

  Os dados chegam cifrados, com chave que o GitHub não tem; a cópia é apagada sozinha em 30 dias

Quando uma empresa da lista trata dados fora da UE (por exemplo, nos Estados Unidos), isso é feito com uma das garantias do RGPD: decisão de adequação (EU-US Data Privacy Framework) ou cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia. A tabela acima diz qual.

Quem responde ao paciente que pede acesso, correção, cópia, limitação, oposição ou apagamento é você. Nós ajudamos com ferramentas no próprio sistema: exportar todos os dados de um paciente, corrigir a ficha e apagar o paciente (com os anexos). Se um titular nos escrever diretamente, encaminhamos o pedido a você sem o atender por conta própria.

Se soubermos de um incidente que afete os dados da sua conta, avisamos você sem demora injustificada e, sempre que possível, em até 48 horas, com o que se sabe: o que aconteceu, que dados foram afetados e o que estamos fazendo. É a você que cabe decidir, com o nosso apoio, se é preciso avisar a autoridade (CNPD em Portugal, em até 72 horas) e os titulares.

Ajudamos você, na medida do que o sistema permite, a cumprir as obrigações de segurança, de avaliação de impacto e de consulta à autoridade. Mantemos à sua disposição a informação necessária para demonstrar que este contrato é cumprido, e aceitamos auditorias razoáveis, combinadas com antecedência, sem expor dados de outras contas.

Ao encerrar a conta, você pode antes exportar tudo em Minha conta → Privacidade. Depois do encerramento, os dados ficam bloqueados por 30 dias (para o caso de ter sido um engano) e então são apagados de vez, junto com os anexos. As cópias de segurança já feitas desaparecem em até 30 dias depois. Os dados da assinatura que a lei fiscal obriga a guardar ficam só o tempo que ela exige.

• Ter base legal para guardar os dados dos pacientes e informá-los (o sistema tem um modelo de aviso de privacidade em Minha conta → Privacidade);
• registrar só o necessário e manter os dados corretos;
• respeitar o sigilo e as regras da sua profissão, incluindo o prazo de guarda do prontuário;
• enviar e-mails e mensagens só a quem concordou em recebê-los;
• guardar a senha em segredo e avisar-nos se desconfiar de acesso indevido.

Se este contrato mudar, publicamos a nova versão aqui e pedimos novo aceite antes de você continuar. A lei aplicável é a portuguesa e a da União Europeia; para titulares no Brasil, vale também a LGPD no que ela exigir. Em caso de dúvida entre este contrato e a lei, vale a lei.

Dúvidas: gabrielsvarela1@gmail.com. Leia também a Política de privacidade.